Datenschutzerklärung für das Hinweisgebersystem
Die Currenta GmbH & Co. OHG, die Chemion Logistik GmbH, die Netcur GmbH und die Tectrion GmbH [Kaiser-Wilhelm-Allee 80, 51373 Leverkusen, Deutschland] (im Folgenden „Currenta-Gruppe“, „uns“, „unser“ und „wir“), möchten Sie nachstehend gemäß Art. 12, 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten bei Nutzung unseres Hinweisgebersystems (NAVEX GLOBAL) informieren.
Verarbeitungszweck(e), Kategorien, Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsfristen personenbezogener Daten
Das System der NAVEX Global Inc. ermöglicht es Ihnen, mit uns in Verbindung zu treten und Hinweise zu Compliance- und Rechtsverstößen zu geben. Das System dient demnach dem Zweck, Hinweise von potenziellen Gesetzes- oder schwerwiegenden internen Regelverletzungen gegen die Currenta-Gruppe auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und bearbeiten zu können.
Hinweise können als Textnachricht gemeldet und auch mit Anlagen (bspw. Fotos oder Dokumente) versehen werden. Als weitere Lösung steht eine Telefonlösung (Hotline) zur Verfügung. Hierbei ist es möglich, dass wir Rückfragen an Sie haben. Dafür nutzen wir i.d.R. die sichere und vertrauliche Kommunikation über die NAVEX Global.
In diesem Zuge ist es möglich, dass auch Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, um die von Ihnen gemachte Meldung zu prüfen und die potenziellen Compliance- und Rechtsverstöße zu untersuchen. Folgende personenbezogene Daten können in diesem Zuge verarbeitet werden:
- (Kontakt-) Informationen zum Hinweisgeber
Grundsätzlich ist die Nutzung des Hinweisgebersystems – soweit rechtlich zulässig – ohne die Angabe personenbezogener Daten möglich. Sie können im Rahmen des Hinweisgeberprozesses allerdings freiwillig personenbezogene Daten bekanntgeben, wie bspw. Ihren Vornamen und Nachnamen, Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse, ob Sie in einem Beschäftigungsverhältnis zur Currenta-Gruppe stehen oder wann Sie am besten erreicht werden können. - Hinweisbezogene Fallinformationen
In dem von Ihnen gemeldeten Sachverhalt selbst können personenbezogene Daten (wie bspw. Vorname, Nachname, Berufsbezeichnung, personenbeziehbare Orts- und Zeitdaten oder Informationen, die einen Rückschluss auf Personen zulassen) enthalten sein. Ihre Meldung kann insb. personenbezogene Daten Dritter enthalten, z.B. wenn Sie sich in Ihrem Hinweis auf diese beziehen. Sofern zulässig und mit dem Zweck der Erhebung vereinbar, werden wir die betroffenen Personen über den Hinweis informieren, um diesen die Möglichkeit einzuräumen, sich zu den Hinweisen zu äußern. In diesem Fall wird grundsätzlich und soweit rechtlich möglich Ihre Vertraulichkeit gewahrt, da den betroffenen Personen in der Regel keine Angaben zu Ihrer Identität gemacht werden und Ihre Meldung so verwendet wird, dass Ihre Anonymität nicht gefährdet ist. - Systemtechnische Daten
Im Zuge der Meldung werden im System weitere Daten von Ihnen verarbeitet, wie bspw. das durch Sie vergebene Passwort für Ihren Bericht oder der systemtechnisch vergebene fallbezogene Berichtsschlüssel. - Besondere Kategorien personenbezogener Daten
Grundsätzlich erfragen und verarbeiten wir keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, wie bspw. Informationen zur rassischen und ethnischen Herkunft, politischen Meinungen, religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen oder Gewerkschaftszugehörigkeiten, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben, bzw. der sexuellen Orientierung. Aufgrund der Freitextfelder im Formular des Systems können diese Informationen jedoch freiwillig von Ihnen bereitgestellt werden.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu obigen Zwecken stützt sich grundlegend auf das legitime Interesse der Currenta-Gruppe auf eine Aufdeckung und Prävention von Missständen und der damit verbundenen Abwendung von Schäden und Haftungsrisiken (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) auch in Bezug auf Dritte hinzuwirken. Insb. wird diesbzgl. verwiesen auf die Vermeidung und Abwehr von Ordnungswidrigkeiten und Straftaten i.S.d. §§ 30, 130 des OWiGw.
Des Weiteren verarbeiten wir personenbezogenen Daten, soweit dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen notwendig ist. Darunter fallen insbesondere Hinweise zu straf-, wettbewerbs- und arbeitsrechtlich relevanten Sachverhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Betrifft ein eingegangener Hinweis einen Beschäftigten der Currenta-Gruppe, dient die Verarbeitung zudem der Verhinderung von Straftaten oder sonstigen Rechtsverstößen, die im Zusammenhang mit dem Beschäftigtenverhältnis stehen. Dieses richtet sich nach Art. 88 Abs. 1 i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG.
Die Verarbeitung Ihrer Identifikationsdaten als Hinweisgeber erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sofern Sie uns besondere Kategorien personenbezogener Daten bekanntgeben, verarbeiten wir diese auf der Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Die Freiwilligkeit der Einwilligung ist dadurch gegeben, dass der Hinweis stets anonym erfolgen kann. Ein Widerruf der Einwilligung kann allerdings (in bestimmten Fällen) nur in einem befristeten Zeitrahmen seine volle Wirkung entfalten. Das ergibt sich (in bestimmten Fällen) aus der Verpflichtung der Currenta Gruppe gem. Art. 14 Abs. 3 lit. a DSGVO, beschuldigte Personen über die gegen sie erhobenen Vorwürfe und durchgeführten Ermittlungen spätestens innerhalb eines Monats nach Erhalt der Meldung zu informieren, soweit dies dem Zweck der Erhebung nicht entgegensteht. Die Information umfasst regelmäßig die Art der Daten, die Zweckbestimmung der Verarbeitung, die Speicherdauer, die Identität des datenschutzrechtlich Verantwortlichen und gegebenenfalls der hinweisgebenden Person. Ab einem fortgeschrittenen Bearbeitungsgrad / Ermittlungsstand ist eine Einstellung der Verarbeitung wie auch eine Löschung der Identifikationsdaten der hinweisgebenden Person i.d.R. nicht weiter möglich. Sobald Informationen inkl. Namen gegenüber zuständigen Behörden oder Gerichtsbarkeiten offengelegt wurden, befindet sich diese sowohl in unseren Unterlagen als auch bei den zuvor genannten Empfängern und können nicht ohne Weiteres gelöscht werden.
Ihre personenbezogenen Daten bei uns werden für einen Zeitraum gespeichert, der sich aus der Notwendigkeit zur Bearbeitung des (aus Ihrem Hinweis resultierenden) Sachverhaltes ergibt und anschließend gelöscht. Die Dauer der Speicherung richtet sich insofern insbesondere nach der Schwere des Verdachts und der gemeldeten eventuellen Pflichtverletzung. Etwas anderes gilt, wenn geltende gesetzliche Bestimmungen etwas anders verlangen (z.B. in Zusammenhang mit anhängigen Gerichtsverfahren), wobei entsprechende Verfahrensakten i.d.R. 10 Jahre aufbewahrt werden.
Übermittlung personenbezogener Daten
Auftragsverarbeitung
Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten setzen wir in gewissem Umfang spezialisierte Dienstleister ein, die Ihre Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Unsere Dienstleister werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig kontrolliert. Sie verarbeiten personenbezogene Daten nur in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen auf der Grundlage entsprechender Verträge über eine Auftragsverarbeitung.
Übermittlung an Dritte
Wir teilen Ihre personenbezogenen Daten ggf. mit Behörden und sonstigen ermittelnden Stellen insbesondere zum Zweck der Sachverhaltsaufklärung und Bewertung der rechtlichen Folgen.
Übermittlung in Drittländer
Ihre personenbezogenen Daten werden möglicherweise in Drittländer übermittelt, bezüglich derer die Europäische Union nicht befunden hat, dass sie ein ausreichendes Datenschutzniveau bieten. Daher verwenden wir als geeignete Garantie, die von der Europäischen Kommission verabschiedeten, datenschutzrechtlichen Standard-Vertragsklauseln. Eine Kopie können Sie von unserem Datenschutzbeauftragten erhalten (s.u.).
Hinweise zu Ihren Rechten
In Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten stehen Ihnen die folgenden Rechte zu: das Recht auf Auskunft über und Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, das Recht, eine Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten zu verlangen, das Recht, eine eingeschränkte Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen oder dieser gänzlich zu widersprechen. Weitere Rechte sind das Recht auf Übertragbarkeit Ihrer Daten sowie das Recht, sich bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden zu beschweren. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, ohne dass hierdurch die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem erfolgten Widerruf beeinträchtigt wird.
Sollten Sie Fragen in Zusammenhang mit dem Datenschutz haben oder von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen, wenden Sie sich bitte an unseren Konzerndatenschutzbeauftragten:
Konzerndatenschutzbeauftragter der CURRENTA-Gruppe
E-Mail: [email protected]
Currenta GmbH & Co. OHG
Gebäude C 105
51368 Leverkusen
Diese Datenschutzerklärung wurde erstellt: 22.04.2022